Le tampon rouge chinois comment ça marche ?

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Il semble que l’attrait de la Chine pour les entreprises étrangères ne connaîtra aucun ralentissement en 2018. Avec son initiative “Belt and Road” (cette initiative de plusieurs milliards de dollars visant à relier l’Asie à l’Europe et à l’Afrique, et à divers pays entre les deux) et la campagne Made in China 2025 (le plan d’action décennal de la Chine pour redynamiser son secteur industriel afin qu’il ne soit plus axé sur la quantité mais sur la qualité et l’innovation), la Chine ne fait, de toute évidence, que commencer à s’engager.

Il est bien connu que l’environnement commercial de la Chine est unique, avec de nombreux règlements officiels et de nombreuses conventions et particularités culturelles moins officielles (mais tout aussi importantes). Aujourd’hui, nous nous concentrons sur un aspect des relations commerciales chinoises que vous ne trouverez pas en Occident : la société officielle chop ou 印章 yìn zhāng, le fameux tampon rouge.

Chop: C’est quoi exactement ?

Il s’agit essentiellement d’un tampon rouge officiel qui signifie la signature d’une entreprise.  Quiconque a passé du temps à faire des démarches administratives en Chine, qu’il s’agisse d’ouvrir un compte bancaire, un compte téléphonique, un contrat de location ou d’obtenir un certificat médical, connaîtra très bien le timbre rouge vif toujours présent qui signifie que le document est dûment certifié et qu’il a un statut officiel.

Pourquoi vous en avez besoin ?

Les lois chinoises prescrivent que le seul moyen de rendre un contrat exécutoire est d’utiliser le “chop”, il représente l’entreprise dans les rapports avec les tiers ; là où l’on trouve généralement la signature d’un représentant légal de l’entreprise, en Chine, vous trouverez le tampon rouge de l’entreprise. Toute société légalement enregistrée en Chine est tenue d’avoir son propre tampon, qui doit être dûment enregistrée auprès du Bureau de la sécurité publique (BSP).

Différents tampons à des fins différentes

Translation

Example of a Official Company Chop

Translation

Example of a Legal Representative and Finance Chops

chop

Example of a Fapiao/Invoicing Chop

tampon rouge

Example of a Translation Seal

Tampon officiel de l’entreprise

Le tampon officiel de votre entreprise est le plus important.  Il porte le nom de votre entreprise et est généralement de forme circulaire.  Ce tampon rouge sert de signature de la société pour l’entrée d’engagements juridiquement contraignants et peut être utilisée pour couvrir les fonctions de presque toutes les autres tampons (à l’exception du chop douanier et de la 发票 fapiao chop (facture chinoise) ).

Le tampon rouge du représentant légal et le tampon rouge des finances

L’autre chop clé est celui du représentant légal, qui est généralement gravée au nom du représentant légal de l’entreprise.  Il est utilisé conjointement avec le tampon officiel de l’entreprise pour valider les documents de l’entreprise tels que les certificats fiscaux et la licence d’exploitation officielle de l’entreprise.  En outre, il y a le financement de l’ouverture de comptes bancaires et d’autres activités bancaires connexes.

Fapiao ou le chop/ tampon de facturation

Au quotidien, la facture ou 发票 fapiao chop est probablement, outre la facture officielle de l’entreprise, la plus importante, utilisée pour l’émission des factures officielles et des reçus fiscaux.

Autres types de tampons rouges

Selon la nature de votre entreprise, il y a d’autres chop différents qui seront utilisées.  Chez HI-COM, nous avons notre outil de traduction que nous utilisons pour certifier les documents que nous avons traduits, tels que les certificats de naissance et de mariage, pour les visas ou autres fins administratives.  Pour plus d’informations sur la façon de naviguer dans le labyrinthe administratif de la demande de visa ou de certificat de mariage, vous pouvez consulter notre article ici.

Ce système est-il sûr ?

On peut s’inquiéter de la facilité de la fraude si nous nous fions simplement à un tampon, plutôt qu’à la signature de quelqu’un, pour conclure des accords ou des engagements juridiquement exécutoires au nom de l’entreprise. Cependant, la réalité est que les peines associées à la fraude liée à nos fameux tampon rouges sont si sévères (peines d’emprisonnement et amendes) qu’il y a une forte dissuasion de commettre une fraude. Par ailleurs la perte ou l’endommagement du tampon d’entreprise doit être enregistrée auprès de l’OSP et il y a un processus administratif d’approbation avant que votre nouveau chop puisse être crée.

Lorsque l’entreprise et le personnel de l’entreprise fonctionnent bien et coopèrent comme il se doit, le système de tamponnage de l’entreprise fonctionne bien. C’est quand les choses deviennent hostiles, quand des problèmes et des risques liés au tamponnage surgissent.  Étant donné que le tampon est tenu de rendre valide et exécutoire toute documentation de la société, y compris les résolutions visant à modifier la structure du conseil d’administration ou à vendre les actifs de la société, la personne en possession du tampon officiel de la société et du représentant légal a une forte concentration de pouvoir qui risque d’être utilisée de façon abusive. Par conséquent quelqu’un qui a accès à la fois au tampon rouge officiel de l’entreprise et au tampon rouge du représentant légal peut théoriquement signer la vente de tous les actifs de l’entreprise et faire un saut avec l’argent.

Des abus de pouvoir ont également été signalés lorsque des actionnaires ont cherché à changer le personnel de direction, mais parce que le directeur général (qui était également le représentant légal) avait refusé de remettre à la fois le tampon rouge officiel de la société et le tampon rouge du représentant légal, les actionnaires ne pouvaient prendre la décision de le démettre de ses fonctions.

Ces risques liés au tamponnage sont atténués par des contrôles internes appropriés.  Deux conseils essentiels sont de veiller à la séparation des pouvoirs : il est conseillé d’avoir une séparation des fonctions entre le directeur général et le représentant légal.  Répartissez la résponsabilitée autour de vous ; répartissez les tampons autour de vous.  Une autre bonne pratique consiste à faire traduire tous les statuts et toutes les résolutions de la société dans une langue que vous comprenez, afin que vous connaissiez les procédures de démission ou de révocation ; ne vous fiez pas aveuglément aux documents précédents ou pro forma sans bien comprendre ce que vous acceptez.

Une autre bonne pratique consiste à faire traduire tous les statuts et toutes les résolutions de la société dans une langue que vous comprenez

Le système de tamponnage de l’entreprise peut fonctionner de façon efficace et relativement efficiente grâce à une bonne gestion des risques et à des contrôles de conformité adéquats.  Nous vous recommandons fortement de consulter des conseillers d’affaires expérimentés lorsque vous entreprenez votre passionnant voyage en Chine, afin de vous assurer que vous êtes bien positionné pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise plutôt que sur votre anxiété à savoir si vous avez vos tampons en ordre.

Pour plus d’information, voici un article en anglais de 2013 du new york times

Alexandre QUINCÉLe tampon rouge chinois comment ça marche ?