Création de manuels techniques multilingues : une approche sur mesure

L’équipe de production de HI-COM vient de finaliser un projet d’envergure : la création de toutes pièces et la traduction d’une série de manuels techniques et d’étiquettes couleur pour des produits destinés aux distributeurs européens. La proactivité, la patience et le professionnalisme de notre équipe — qui s’est même déplacée dans les locaux du fabricant — ont été des facteurs clés de la réussite de ce projet, ouvrant la voie à de nouvelles opportunités de collaboration avec notre client !

Comprendre les besoins du client, lancer la collaboration

Nous avons été contactés par un acheteur de mobilier de jardin pour plusieurs enseignes bien connues en Allemagne. Insatisfait des manuels fournis par le fabricant chinois de ses produits, le client avait besoin d’instructions localisées, détaillées et faciles à lire pour ses utilisateurs finaux européens. Le produit principal concerné était une pergola bioclimatique à lames orientables, accompagnée de ses accessoires tels que rideaux et stores enrouleurs.

Les anciens manuels, rédigés par le fabricant chinois, se limitaient pour l’essentiel à de simples illustrations, sans véritable explication sur l’assemblage des produits. Le client les jugeait totalement insuffisants, susceptibles de nuire aux ventes et d’engorger son service client de demandes d’utilisateurs confus et frustrés. Après quelques recherches en ligne, il a été convaincu par l’expérience de HI-COM dans la création et la traduction de manuels d’utilisation, et c’est ainsi que nous avons été mis en contact.

Après plusieurs échanges sur WeChat et des appels vidéo portant sur les produits, leurs usages et les attentes des utilisateurs européens, nous avons conclu l’accord à la mi-septembre. Nous avons proposé de rédiger les manuels de ces quatre produits en anglais, puis de les traduire dans plusieurs langues européennes. Cette proposition incluait également la création d’étiquettes couleur pour les emballages extérieurs des produits. Tout était en place pour démarrer le projet.

Sur le terrain : une recherche sur site pour des bases solides

Pour s’assurer que chaque étape du processus d’assemblage soit couverte avec précision dans les manuels, nous avons constitué une équipe de production solide dans des délais très courts, avant de prendre le train pendant trois heures depuis Shanghai pour nous rendre à l’usine de Linhai, dans le Zhejiang.

Notre équipe, soigneusement sélectionnée, était composée de rédacteurs techniques anglophones natifs et de chefs de projet chinois, afin de garantir une communication fluide avec les équipes de l’usine. Sur place, ils ont observé attentivement le processus d’assemblage des produits, prenant des notes, des photos et des vidéos tout au long de leur visite. Ils ont appris comment la pergola à lames est assemblée, de quels matériaux sont faits les rideaux et les filets, et comment fonctionne le store enrouleur. Ces informations de première main ont permis à notre équipe de rentrer à Shanghai et de rédiger des manuels très détaillés, couvrant l’intégralité des étapes d’assemblage sans laisser place au doute ou à l’ambiguïté.

De retour au bureau, l’équipe a repris le manuel de base fourni par l’équipe chinoise et l’a enrichi avec tous les éléments recueillis lors de la visite : spécifications techniques, consignes d’installation et conseils de sécurité. Les illustrations ont également été revues, avec des icônes plus claires et des expressions adaptées au marché local pour faciliter la compréhension. En quelques semaines seulement, des premières versions étaient prêtes et envoyées au client pour relecture.

Surmonter les obstacles de communication, gagner la confiance par l’expertise

Durant le projet, la communication n’a pas toujours été fluide. Les retours de l’équipe chinoise et du client allemand étaient souvent lents et peu précis. Pour les étiquettes couleur, par exemple, aucune indication de taille ni d’exemple ne nous a été fournie — il nous a simplement été demandé de faire preuve de notre « jugement professionnel ».

Sur cette base, notre équipe de design a créé 3 à 4 propositions visuelles adaptées aux produits, accompagnées de descriptions mettant en valeur leurs caractéristiques. L’équipe a fait preuve de patience et de compréhension pendant que le client arrêtait ses choix, en maintenant une communication transparente entre les parties chinoise et européenne. Nous avons su rassurer le client en ajustant rapidement les designs selon ses retours, et en apportant de vraies solutions concrètes.

Un succès reconnu : le début d’une nouvelle collaboration

Le projet a été finalisé en novembre. Le client s’est déclaré pleinement satisfait du résultat et a tenu à féliciter personnellement notre équipe dans le groupe WeChat, la qualifiant dans ses propres mots de « très efficace, professionnelle et habile pour résoudre les problèmes ». Ce beau succès a jeté les bases d’une collaboration à long terme, avec de nombreux manuels supplémentaires à rédiger et traduire dans les mois à venir.

Ce projet de création et de traduction de manuels techniques nous a rappelé qu’être professionnel et patient est la clé pour surmonter les barrières de communication. À l’avenir, nous continuerons à placer nos clients au cœur de nos priorités, à maintenir un niveau de qualité élevé et à honorer la confiance qu’ils nous accordent — autant d’éléments qui ouvrent la voie à de nouvelles opportunités de collaboration.

Pour en savoir plus sur les services de conception, création et traduction de manuels d’utilisation chez HI-COM, contactez-nous dès aujourd’hui !