Obtenir un casier judiciaire chinois après avoir quitté la Chine : traduction, notarisation et apostille, Guide 2026
Voici une situation fréquente. Un ressortissant étranger a vécu et travaillé en Chine pendant plusieurs années. Il a quitté le pays sans demander son certificat d’absence de casier judiciaire chinois pour la période passée en Chine. Quelques mois plus tard, son nouvel employeur, son université ou une administration dans son pays d’origine lui demande ce document.
Le problème ne s’arrête pas là. Le certificat doit souvent être obtenu en Chine, puis notarié, traduit et certifié par une apostille chinoise, selon le pays de destination.
Si vous êtes dans cette situation, ce guide vous explique les grandes étapes à suivre.
Cet article présente la procédure permettant aux anciens résidents étrangers en Chine d’obtenir leur certificat d’absence de casier judiciaire chinois, de le faire notarier, traduire et apostiller, sans devoir retourner physiquement en Chine.
Si vous êtes encore en Chine et souhaitez obtenir votre casier judiciaire chinois avant votre départ, vous pouvez consulter notre guide dédié.
En plus des demandes liées à l’emploi, ce document peut aussi être exigé pour une demande d’immigration, de résidence, de visa, d’admission universitaire ou de regroupement familial. La procédure devient cependant plus complexe lorsque le demandeur ne réside plus en Chine.
Qui peut faire une demande après avoir quitté la Chine ?
Les étrangers ayant résidé légalement en Chine peuvent généralement demander un certificat d’absence de casier judiciaire chinois, même après avoir quitté le pays.
Les profils les plus courants incluent :
- les anciens salariés expatriés en Chine ;
- les étudiants étrangers ayant étudié en Chine ;
- les conjoints ou membres de famille étrangers de résidents chinois ;
- les professionnels ayant détenu un permis de travail ou un permis de résidence en Chine.
Contrairement aux personnes qui vivent encore en Chine, les anciens résidents ne peuvent généralement pas déposer la demande eux-mêmes en personne. Ils doivent donc passer par un représentant désigné en Chine.
Ce représentant peut être un ami, un ancien collègue, un contact local ou une agence professionnelle. Dans la plupart des cas, il devra présenter une procuration signée.
Où déposer la demande après avoir quitté la Chine ?
L’autorité compétente reste généralement la même : l’Administration des entrées et sorties.
En Chine, chaque district possède souvent son propre bureau d’administration des entrées et sorties. Le représentant peut donc déposer le dossier dans le bureau correspondant à l’ancien lieu de résidence du demandeur, ou dans le bureau indiqué par les autorités locales.
Les règles peuvent varier selon la ville, le district et l’historique de résidence du demandeur. Il est donc important de vérifier les exigences locales avant de préparer le dossier.
Documents nécessaires pour les demandeurs à l’étranger
Les exigences peuvent varier selon les villes, mais les documents suivants sont généralement demandés :
- l’original de la procuration signée, envoyé à la personne ou à l’agence qui agit en votre nom en Chine ;
- une copie de l’ancien passeport utilisé pendant la période de résidence en Chine ;
- une copie du passeport actuel ;
- les pages de visa chinois et les tampons d’entrée et de sortie disponibles ;
- une preuve de l’ancienne adresse en Chine, comme un contrat de location ou un formulaire d’enregistrement de résidence ;
- le formulaire de demande fourni par l’Administration des entrées et sorties.
Dans la plupart des cas, la procuration doit être signée dans votre pays de résidence actuel. Elle doit ensuite être certifiée par un notaire local, puis légalisée ou apostillée selon les règles du pays concerné.
L’original de cette procuration doit ensuite être envoyé en Chine à votre représentant.
Procédure étape par étape
Étape 1 : préparer les documents depuis l’étranger
Le demandeur rassemble tous les documents nécessaires : passeports, visas, tampons d’entrée et de sortie, preuve d’ancienne adresse en Chine et procuration.
Il est recommandé de préparer des copies claires et complètes. Les autorités chinoises peuvent refuser un dossier si certaines pages du passeport, certains visas ou certains tampons sont manquants.
Étape 2 : désigner un représentant en Chine
Le demandeur désigne une personne ou une agence en Chine pour agir en son nom.
Ce représentant peut être un proche, un ancien collègue ou une agence habituée à traiter ce type de demande. Le demandeur lui envoie les documents requis par email et, lorsque nécessaire, les originaux par courrier international.
Après réception du dossier, le représentant dépose la demande auprès du bureau compétent de l’Administration des entrées et sorties.
Étape 3 : vérification par les autorités
L’agent vérifie les documents transmis et effectue une recherche dans les registres officiels, notamment à partir des données d’entrée et de sortie du demandeur.
Une fois la demande acceptée, un reçu est généralement remis au représentant. Le certificat est souvent disponible sous deux à trois jours ouvrés, selon le bureau local et la complexité du dossier.
Notarisation et traduction en Chine
Une fois le certificat d’absence de casier judiciaire chinois obtenu, il doit souvent être transformé en document utilisable à l’étranger.
Dans la plupart des cas, cela implique :
- une notarisation par un office notarial chinois ;
- une traduction réalisée par une agence de traduction désignée ou acceptée par le notaire ;
- l’émission d’un dossier notarié avec traduction officielle.
Le représentant dépose les documents auprès d’un office notarial chinois. Après acceptation du dossier, le notaire organise généralement la traduction et prépare le certificat notarié.
Le document final est souvent remis dans une enveloppe ou un dossier scellé. Le délai habituel est de deux à trois jours ouvrés. Un traitement accéléré peut parfois être disponible, selon l’office notarial.
Il est important de noter qu’une simple traduction non certifiée peut être refusée par une administration étrangère. Pour les démarches officielles, la traduction doit souvent être liée au document notarié ou réalisée par une agence reconnue.
Apostille chinoise ou légalisation consulaire ?
La Chine a rejoint la Convention de La Haye sur l’apostille en 2023.
Cela signifie que, pour les pays membres de la Convention de La Haye, une apostille chinoise peut remplacer l’ancienne procédure de légalisation consulaire.
En pratique :
- pour les pays membres de la Convention de La Haye, une apostille est généralement requise ;
- pour les pays non membres, une légalisation consulaire peut encore être nécessaire.
Pour obtenir une apostille, le représentant doit généralement prendre rendez-vous auprès du centre compétent, par exemple le Shanghai Foreign Affairs Service Center si la procédure est effectuée à Shanghai.
Le représentant se rend ensuite sur place pour déposer le dossier notarié. Après acceptation, les documents apostillés sont généralement disponibles sous deux à trois jours ouvrés. Un traitement accéléré ou un envoi par courrier peut parfois être proposé avec des frais supplémentaires.
Une fois les documents apostillés récupérés, le représentant peut vous envoyer les originaux par courrier international.
Pourquoi passer par une agence en Chine ?
La procédure peut sembler simple sur le papier. Cependant, elle dépend souvent de plusieurs autorités différentes : administration des entrées et sorties, notaire, agence de traduction désignée, centre des affaires étrangères et service de courrier international.
Chaque étape peut aussi exiger des documents précis, des originaux, des copies complètes et parfois une prise de rendez-vous.
Une agence basée en Chine peut vous aider à :
- vérifier les documents avant dépôt ;
- préparer la procuration ;
- coordonner la demande avec votre représentant local ;
- déposer le dossier auprès des autorités compétentes ;
- organiser la notarisation et la traduction ;
- demander l’apostille chinoise ;
- envoyer les documents originaux à l’étranger.
Besoin d’obtenir votre casier judiciaire chinois depuis l’étranger ?
Si vous avez quitté la Chine et devez obtenir votre certificat d’absence de casier judiciaire chinois, il est important de préparer la procédure avec soin.
Le document peut être nécessaire pour un emploi, une demande de visa, une procédure d’immigration, une inscription universitaire, une résidence permanente ou une démarche administrative dans votre pays de destination.
HI-COM peut accompagner les anciens résidents étrangers en Chine dans l’obtention, la traduction certifiée, la notarisation et l’apostille de leurs documents officiels chinois.
Si vous avez des questions sur la procédure ou si vous cherchez une agence pour obtenir votre casier judiciaire chinois en votre nom, contactez notre équipe dès aujourd’hui.
