Étude de cas : Création d’un manuel d’utilisation sur mesure pour un produit de niche
« J’ai acheté une machine en Chine mais elle a été livré sans manuel d’utilisation »
Au début de l’année, nous avons été contactés par une société de distributeurs automatiques basée aux États-Unis qui avait acheté un distributeur de pizzas auprès d’un fabricant chinois et l’avait fait livrer à son siège social.
Cependant, la machine a présenté un léger problème lorsqu’elle est arrivée dans l’entreprise. Elle a été livrée sans aucun mode d’emploi ni manuel d’utilisation, et aucun membre du personnel de l’entreprise n’avait la moindre idée de la manière dont l’appareil devait fonctionner.
Un peu surpris, le directeur général de la société de distribution automatique a contacté le fabricant en Chine, qui lui a annoncé une nouvelle frustrante : il n’existait en effet aucun manuel d’utilisation (même pas en chinois) pour la machine !
Machine achetée en Chine sans manuel d’utilisation
# Achat de machine en Chine sans manuel de fonctionnement
Avec une garantie limitée et aucun moyen de renvoyer la machine en Chine sans dépenser des milliers d’euros en frais d’expédition, le directeur général de la société de distribution automatique aux États-Unis n’avait d’autre choix que de trouver un moyen d’obtenir un manuel d’utilisation, d’exploitation et d’entretien clair, concis, complet et professionnel rédigé en anglais pour son distributeur automatique et son équipe d’exploitation.
Mais comment cela est-il possible ? Et qui pourrait aider ? La société de distribution automatique est basée aux États-Unis et possède une machine que seul le fabricant, basé dans le sud de la Chine, sait faire fonctionner correctement. Le directeur général s’est rendu sur Internet et a commencé ses recherches.
Qui peut m’aider à rédiger un manuel pour une machine importée de Chine ?
# Rédaction technique professionnelle pour équipement industriel
Après avoir contacté quelques entreprises qui n’étaient pas en mesure de l’aider, déclarant que cela dépassait le cadre de leurs services, il a contacté HI-COM pour voir s’ils avaient une solution. Grâce à la richesse des connaissances et de l’expérience de HI-COM en matière de rédaction, de production et de traduction de manuels d’utilisation techniques, ainsi qu’à la présence permanente d’une équipe de production en Chine, le GM était au bon endroit.
Toutefois, il ne s’agit pas d’une demande typique. Dans la plupart des cas, le client dispose déjà d’un certain nombre de contenus à utiliser dans son manuel. Par exemple, des informations sur le produit, des spécifications, des instructions d’utilisation, des consignes de sécurité, des images et des schémas du produit. Mais pour ce projet, HI-COM est parti d’une toile complètement vierge, car le client ne nous a fourni aucun contenu de ce type, qui n’existait tout simplement pas !
Après avoir discuté avec le client et l’équipe de production interne de HI-COM, il a été conclu qu’il n’y avait qu’une seule véritable solution, qui n’était possible que grâce aux attributs uniques de HI-COM :
- Son équipe composé de traducteurs et de rédacteurs techniques expérimentés, de langue maternelle anglaise et chinoise
- Sa présence en Chine
La solution proposée était que deux membres de l’équipe de production de HI-COM (un Anglais et un Chinois) quittent leur bureau de Shanghai pour se rendre chez le fabricant du distributeur automatique à Guangzhou afin de voir la machine et de recueillir toutes les informations nécessaires à la rédaction du manuel d’utilisation pour leur client américain, et c’est ce qu’ils ont fait !
Création de manuel d’utilisation sur mesure
# Comment obtenir un manuel d’utilisation pour une machine importée
À son arrivée à l’usine du fabricant, il n’y avait pas de réception et aucun employé ne parlait un mot d’anglais. Il était donc essentiel que HI-COM soit accompagné d’un Chinois de naissance pour trouver la bonne personne à qui parler et organiser la démonstration de la machine.
Ce fut également le cas lors de la visite de la machine. L’ingénieur en chef de la machine ne parlait pas anglais, de sorte que le chef de projet chinois de HI-COM, qui parle couramment l’anglais, a pu expliquer à son collègue anglais ce que disait l’ingénieur pendant qu’il leur présentait les composants, les mécanismes et les fonctions de la machine.
L’équipe de HI-COM a veillé à ce que toutes les conversations soient enregistrées et à ce que suffisamment de photos et de séquences vidéo soient prises, afin de leur fournir le contenu dont ils avaient besoin.
Rédaction technique pour équipement industriel
# Rédaction de manuel pour équipement chinois
De retour à Shanghai, l’équipe de production de HI-COM a commencé à travailler sur le manuel. Forte de son expérience dans la rédaction d’autres manuels, elle a divisé le contenu en chapitres clairs et faciles à lire, agrémentés de photos prises lors de leur visite.
Après avoir terminé une première version, l’équipe a envoyé le manuel au client pour qu’il le révise, puis après quelques séries de modifications et le retour d’information de l’équipe technique du client, le contenu a été validé. Il était maintenant temps de travailler sur la présentation du manuel.
Design et Mise en Page de Manuel d’utilisation Technique
Grâce au service interne de PAO et de mise en page de HI-COM, le client n’a pas eu besoin de chercher ailleurs pour finaliser son manuel. Il a pu communiquer directement avec l’équipe de conception de HI-COM pour obtenir la mise en page, le style et le format exacts qu’il recherchait, et toutes les modifications et mises à jour de dernière minute ont pu être prises en charge avec un minimum d’agitation.
Grâce à l’expertise et au professionnalisme de HI-COM, le directeur général de l’entreprise de distribution automatique dispose désormais d’un manuel d’utilisation clair, concis et complet pour son équipe, lui permettant de faire fonctionner et d’entretenir le distributeur automatique qui était auparavant inutilisé et inutilisable, et de générer ainsi des revenus précieux pour son entreprise.
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Si vous avez acheté une machine ou un équipement en Chine ou ailleurs et que vous vous retrouvez sans manuel d’utilisation ou de maintenance, nous sommes là pour vous aider ! Chez HI-COM, nous sommes spécialisés dans la création de manuels d’utilisation complets, professionnels et adaptés à vos besoins spécifiques, même lorsque vous partez de zéro.
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