Comment rédiger un manuel d’instruction en Europe ?
En Europe, un manuel d’instruction est soumis à diverses réglementations visant à garantir la sécurité, la clarté et l’intelligibilité des informations fournies aux utilisateurs. Ces réglementations s’appliquent à un large éventail de produits, de l’électronique grand public aux appareils ménagers, en passant par les machines industrielles et les dispositifs médicaux. Dans ce guide, nous voulons vous aider à avoir une vue d’ensemble des principales méthodes pour comprendre les réglementations relatives à la rédaction des manuels d’instruction en Europe.
Pourquoi faut-il rédiger une version de son manuel d’instruction spécifique à l’UE ?
L’Union Européenne (UE) a publié plusieurs directives qui régissent la production de manuels d’instruction. Il s’agit notamment de la directive relative aux machines, de la directive relative aux dispositifs médicaux et de la directive relative à la basse tension. Ces directives établissent les exigences minimales pour les manuels d’instruction, y compris le contenu obligatoire et la langue dans laquelle il doit être rédigé.
Exigences linguistiques : Dans l’Union européenne, les notices d’utilisation doivent être rédigées dans la ou les langues officielles du pays où le produit sera vendu. En outre, de nombreux pays exigent que les manuels d’instructions soient traduits dans d’autres langues, telles que l’anglais ou le français, à l’intention des personnes dont ce n’est pas la langue maternelle.
Clarté et intelligibilité : Les manuels d’instruction doivent être rédigés dans un langage clair et simple, facilement compréhensible par l’utilisateur. Le jargon technique et la terminologie compliquée doivent être évités dans la mesure du possible. L’utilisation de diagrammes, d’illustrations et de photographies est encouragée pour aider les utilisateurs à comprendre des procédures ou des concepts complexes.
Consignes de sécurité : Les manuels d’instruction doivent contenir des instructions de sécurité claires et concises qui avertissent les utilisateurs des dangers potentiels associés au produit. Ces instructions doivent comprendre des informations sur la manière d’éviter les accidents, d’utiliser le produit en toute sécurité et sur ce qu’il convient de faire en cas de problèmes.
Par où commencer pour son manuel d’instruction ?
Cela fait beaucoup de facteurs à prendre en compte. Afin de cerner les régulations liées au produit et rédiger le manuel en les respectants, nous allons vous montrer les étapes à suivre pour s’assurer de ne rien laisser au hasard.
- Déterminer les directives et les normes harmonisées spécifiques au produit.
- Déterminer toutes les exigences relatives à la création d’un mode d’emploi du produit, telles qu’elles sont spécifiées dans la législation applicable au produit.
- Déterminer la norme harmonisée appropriée pour instruire les utilisateurs. La plus courante est la suivante: EN-IEC 82079-1.
- Rédiger le mode d’emploi (et les autres documents techniques) conformément aux exigences.
Étape 1 : Déterminer les directives et les normes harmonisées spécifiques au produit.
Au sein de l’UE, tout fabricant peut utiliser les normes harmonisées spécifiques à l’Europe afin de se conformer aux spécifications de sécurité et de santé pertinentes. Le fabricant peut ainsi apposer le marquage CE. Souvent, ces spécifications établissent des exigences et des instructions.
Pour identifier les directives et les normes harmonisées applicables :
- Allez sur le site de la Commision Européenne, qui contient les standards harmonisés.
- Déterminez les groupes de produits ou les caractéristiques qui s’appliquent à votre produit (par exemple, pour un jouet à piles, il peut s’agir de la sécurité des jouets, de la compatibilité électronique et de la directive sur la limitation de l’utilisation de certaines substances dangereuses). Notez-les sur une feuille de papier ou dans un format électronique.
- Cliquez sur chaque groupe de produits ou caractéristique que vous venez de noter. Recherchez et téléchargez la directive correspondante, par exemple cliquez sur : Sécurité des jouets > Directive 2009/48/CE , pour lancer le téléchargement de la directive en français si disponible.
Il peut arriver que vous ne trouviez aucune directive pertinente pour votre produit. Dans ce cas, votre produit n’est pas concerné par le marquage CE. Au sein de l’UE, tout fabricant peut utiliser des normes harmonisées spécifiques à l’Europe afin de se conformer aux spécifications pertinentes en matière de sécurité et de santé. Le fabricant pourra ainsi apposer le marquage CE. Là encore, ces spécifications établissent souvent des exigences et des instructions.
Il est important de noter que tous les produits ne doivent pas être conformes au marquage CE et n’ont donc pas besoin du logo. En effet, le marquage CE ne doit être appliqué qu’aux produits spécifiquement désignés par la législation d’harmonisation de l’UE. La législation de l’UE qui exige que le marquage CE soit appliqué aux produits couverts (également connue sous le nom de législation d’harmonisation du marquage CE) couvre des groupes de produits tels que les machines, les équipements de télécommunication, les appareils médicaux et les jouets.
Une législation a été élaborée pour plus de 20 types de produits.
En l’absence de directive sur le marquage CE, l’alternative est la Directive sur la Sécurité Fénérale des Produits (DSGP) n° 2011/95/CE. L’objectif de cette directive est de garantir la plus grande sécurité possible des produits au sein de l’UE. La DSGP s’applique à tout produit de consommation qui n’est pas entièrement ou partiellement couvert par la législation de l’UE pour un secteur spécifique. Cela inclut les équipements de gymnastique, les briquets, les meubles d’extérieur, les articles de puériculture et les articles de loisirs flottants.
Cette directive sert également à compléter certaines dispositions de la législation sectorielle qui ne traitent pas de questions spécifiques, notamment celles relatives aux obligations des importateurs et aux pouvoirs des différentes autorités. Les objectifs de la DSGP sont d’assurer la santé et la sécurité des consommateurs, en essayant de maintenir le marché de l’UE exempt de produits de consommation dangereux et de permettre le bon fonctionnement du marché.
Étape 2 : Déterminer toutes les exigences relatives à la création d’un manuel d’instruction du produit
Maintenant que vous avez une vue d’ensemble des directives obligatoires et des normes harmonisées (volontaires), étudiez-les pour trouver les exigences spécifiques relatives à la notice d’utilisation de votre produit.
Pour identifier les exigences des directives :
Ouvrez toutes les directives CE (Commission Européenne) pertinentes a votre type de prduit.
Utilisez ctrl + f et tapez « instructions » pour trouver les exigences relatives aux manuels d’instructions.
Par exemple, la directive 2009/48/CE sur les jouets , un passage signal les types de sigles à utiliser pour les limites d’ages:
Étape 3 : Déterminer la norme harmonisée appropriée pour instruire les utilisateurs
La plus courante est la suivante : IEC 82079-1.
Outre les exigences spécifiques au groupe de produits des directives et des normes, il existe également des normes horizontales. Une norme horizontale ne s’applique pas à un seul groupe de produits spécifique, mais contient des règles sectorielles pour presque toutes les branches de l’industrie. La IEC 82079-1:2012 – Préparation des instructions d’utilisation est une norme horizontale de ce type. Ce concept a un impact considérable sur le contenu de la norme.
Il faut donc :
- Acheter la IEC 82079-1:2012, la lire entièrement et la comprendre.
- Déterminez quelles exigences sont importantes pour votre produit spécifique.
Étape 4 : Rédiger les instructions conformément aux exigences
À ce stade, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour rendre votre assistance à l’utilisateur conforme aux exigences de l’UE.
Pour rendre votre documentation conforme aux exigences de l’UE , il faut analysez les informations suivantes :
- Les exigences des normes harmonisées et des directives
- Les exigences de la norme IEC 82079-1:2012.
Conclusion
Il est impératif que toute entreprise de fabrication, tout distributeur et tout importateur confirme que les produits qu’il vend sont conformes à l’ensemble de la législation actuelle et applicable en matière de sécurité. Tout fabricant peut être considéré comme responsable des dommages causés par des produits défectueux. En s’assurant que leurs produits manufacturés sont conformes aux spécifications de sécurité en vigueur, les producteurs éviteront très probablement toute action en responsabilité pour défaut.
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