À propos de notre client
Notre client est une société exploitante de distributeurs automatiques basée dans le Nevada, aux États-Unis. Elle fournit différents types de distributeurs automatiques (café, snacks, etc.) aux écoles, restaurants et autres entreprises, pour des lieux tels que les aéroports, casinos, bars et hôtels.
Besoin du client
L’entreprise venait récemment d’acheter et de recevoir plusieurs distributeurs automatiques de pizzas auprès d’un fabricant basé dans le sud de la Chine. Cependant, les machines ont été livrées aux États-Unis sans aucun mode d’emploi ni manuel d’utilisation, et aucun des employés de la société ne savait comment les faire fonctionner.
Le client nous a donc contactés pour rédiger, concevoir et produire un mode d’emploi complet en anglais destiné aussi bien aux distributeurs automatiques qu’à son équipe opérationnelle.
Défis rencontrés
- Problèmes géographiques: La société exploitant les distributeurs automatiques est située aux États-Unis, tandis que seul le fabricant chinois basé dans le sud de la Chine savait comment faire fonctionner les machines.
- Problèmes de communication: Aucun des ingénieurs de l’usine chinoise ne parlait anglais.
- Manque de contenu existant: Le fabricant ne disposait d’aucun contenu en anglais pour préparer un mode d’emploi. De plus, il ne possédait pas de photos de bonne qualité montrant la machine et ses différentes pièces.
Stratégie adoptée
Après discussion avec le client et notre équipe de production interne, une seule véritable solution s’est imposée, rendue possible grâce à nos atouts uniques :
- Notre équipe interne, composée de traducteurs anglophones et sinophones expérimentés, ainsi que de rédacteurs techniques
- Notre présence locale en Chine
Nous avons proposé d’envoyer deux membres de notre équipe de production (un anglophone et un sinophone) depuis notre bureau de Shanghai pour se rendre chez le fabricant de distributeurs automatique à Guangzhou.
Sur place, ils ont pu examiner les machines et recueillir toutes les informations nécessaires afin de rédiger le mode d’emploi complet en anglais pour notre client américain — ce qui a été fait avec succès.
Tout ceci a été rendu possible en examinant directement la machine. L’ingénieur en chef de la machine ne parlait pas anglais, c’est donc notre chef de projet chinois, bilingue en anglais, qui a servi d’intermédiaire. Il a expliqué à son collègue anglophone les explications de l’ingénieur pendant que ce dernier leur présentait les composants, les mécanismes et les fonctionnalités de la machine.
Notre équipe s’est assurée que toutes les conversations soient enregistrées et qu’un nombre suffisant de photos et de séquences vidéo soient prises, afin de disposer de tout le contenu nécessaire pour la création du mode d’emploi.
Production
De retour à Shanghai, notre équipe de production a immédiatement commencé à travailler sur le mode d’emploi. Grâce à son expérience dans la rédaction d’autres modes d’emploi, l’équipe a organisé le contenu en chapitres clairs, structurés et faciles à lire, enrichis de nombreuses photos prises lors de leur visite.
Après avoir terminé une première version, l’équipe a envoyé le mode d’emploi au client pour relecture. Suite à plusieurs échanges comprenant des modifications et des retours de l’équipe technique du client, le contenu final a été validé. Il était alors temps de travailler sur la mise en page et la présentation du mode d’emploi.
Grâce à notre service interne de PAO (publication assistée par ordinateur) et de mise en page de documents, le client n’a pas eu besoin de chercher un prestataire externe pour finaliser son mode d’emploi. Il a pu collaborer directement avec notre équipe de conception afin d’obtenir la mise en page, le style et le format exacts souhaités. Toutes les modifications de dernière minute et les mises à jour ont pu être gérées rapidement et efficacement, sans aucune difficulté.
Résultat
Grâce à notre expertise et notre professionnalisme, le directeur général de l’entreprise exploitante de distributeurs automatiques dispose désormais d’un mode d’emploi clair, concis et complet pour son équipe. Celui-ci leur permet d’utiliser et d’entretenir les distributeurs qui étaient auparavant inutilisés et non opérationnels. Résultat : ces machines ont pu être mises en service et génèrent désormais des revenus précieux pour son entreprise.