Comment vous assurer une prestation réussie lors d’une foire/exposition en Chine

Les salons professionnels et les expositions sont une excellente façon de vous faire connaître dans votre secteur d’activité. Non seulement vous profitez de la visibilité de votre marque, mais les salons sont aussi un excellent moyen d’apprendre ce qui se passe sur votre marché. Des médias aux clients potentiels, il est courant chez des milliers de personnes d’assister à des salons commerciaux en Chine.

Si vous vous êtes déjà rendus à des salons professionnels, vous avez sûrement vu à quel point ils sont importants. Les entreprises ont des stands, des produits à distribuer aux participants, et sont prêtes à parler exhaustivement de leurs produits.

Cela dit, il y a beaucoup de choses à préparer avant d’assister à une exposition. Il en va de même lorsqu’il s’agit d’une exposition en Chine.

Pour vous assurer que vous êtes fin prêts, suivez à la lettre la liste détaillée d’actions à accomplir ci-dessous afin de tirer le meilleur parti de votre temps sur place.

Avant de se rendre à un salon professionnel en Chine :

Faites des recherches sur les expositions et les salons professionnels 

La recherche est un élément clé pour être bien préparé pour le bon salon professionnel. Dans l’ensemble des secteurs d’activité, il y a généralement une ou deux expositions très importantes par an. Mais cela ne signifie pas nécessairement qu’elles seront les meilleures pour votre entreprise.

Déterminez ce que vous voulez qu’il se passe une fois que vous aurez participé à un salon professionnel. Par exemple, augmenter vos ventes, faire connaître votre marque, lancer un nouveau produit, etc. Une fois que vos objectifs sont fixés, il devrait être facile de trouver l’exposition qui vous convient.

Pro-tip : N’oubliez pas de réfléchir à votre budget lorsque vous choisissez à quelle exposition vous allez vous rendre. Opter pour une installation peu chère peut vous sembler être une bonne idée pour réduire vos coûts, mais cela peut se retourner contre vous si votre installation n’a pas l’air professionnelle.

Choisissez vos partenaires

Pour que votre participation à un salon professionnel en Chine soit un succès, vous devez déterminer avec qui établir un partenariat local. Ne sous-estimez pas la nécessité d’avoir des partenaires locaux et  découvrez ici pourquoi.

Considérez cela comme votre première impression. Avec tous les médias, les nouvelles entreprises potentielles et les acteurs du secteur d’activité, il est essentiel d’avoir une longueur d’avance.

Ce n’est pas une mauvaise idée d’engager une entreprise pour vous soutenir avant l’événement, surtout si c’est la première fois que vous participez à un salon professionnel en Chine.

Les entreprises spécialisées peuvent vous aider à obtenir un soutien varié, de la localisation des documents à la prise de rendez-vous à l’agencement de votre stand. Ce sont également eux qui peuvent vous mettre en contact avec d’importants chefs de file du secteur d’activité et des représentants du gouvernement chinois.

L’une des choses les plus importantes à faire avant l’exposition est d’envoyer des invitations aux clients potentiels dans la région. Vous pouvez vous fier à vos partenaires pour obtenir leurs coordonnées, mais la Chambre de Commerce locale devrait être en mesure de vous fournir une liste d’entreprises régionales si nécessaire. Soyez proactif avec vos invitations et faites de votre mieux pour prévoir du temps avec vos invités pendant l’exposition.

Pro-tip : De nombreuses entreprises ont des relations avec des fournisseurs qui peuvent les aider dans tous les domaines, de la conception de stands à l’envoi d’invitations spéciales aux participants importants. Choisissez un partenaire qui peut prendre en charge beaucoup de choses au lieu d’une seule afin que vous puissiez vous concentrer sur votre produit et votre message à faire passer plutôt que sur les détails de mise en place.

Traduisez vos documents

Il est important d’attirer l’attention des gens qui passent sur votre stand. Pour ce faire, traduisez vos documents. Il est encore plus important de vous assurer que vos documents soient localisés pour un public chinois.

Cela signifie non seulement faire traduire votre contenu, mais aussi adopter une approche qui fera en sorte que vos images et codes couleurs ne soient pas offensants. Ne lésinez pas sur le prix afin de trouver quelqu’un pour traduire et localiser vos documents car c’est votre réputation qui est en jeu.

Pro-tip : N’oubliez pas de traduire vos cartes de visite et d’en avoir beaucoup en stock. Vous ne voulez pas être obligés de fuir lorsqu’une personne influente arrive devant vous.

A quoi devez-vous faire attention durant le salon ?

Trouvez votre interprète chinois

Pendant le salon professionnel, il est crucial d’avoir sur place une ou plusieurs personnes capables d’interpréter ou de parler chinois afin que vous ne manquiez pas des occasions de réseautage. Votre objectif est de rencontrer des clients potentiels et des participants influents. Ne vous attendez pas à ce qu’ils se sentent tous à l’aise à parler votre langue maternelle.

Bien que de plus en plus de personnes en Chine apprennent l’anglais et seront probablement en mesure d’avoir des conversations simples, quand il s’agit de négociations et de conditions, il sera important pour vous d’avoir quelqu’un de votre côté pour comprendre ce qui se dit.

Pro-tip : Maximisez votre temps avec les participants en utilisant un interprète pour les conversations avec des personnes influentes et les médias. Dites poliment aux visiteurs que vous êtes dans un délai serré pour éviter les banalités.

Embauchez du personnel sur place pour l’exposition

Votre personnel sur place est tout aussi important que n’importe quel autre aspect pendant votre exposition. Avant le début de l’événement, vous devrez briefer tout le personnel en expliquant le résumé de la journée, y compris les objectifs de l’exposition, leurs responsabilités, les événements clés de la journée et leur donner des conseils généraux.

Une fois l’exposition commencée, tout le monde devrait avoir une tâche assignée et être capable de faire en sorte que tout se passe bien. Le fait d’avoir un ou plusieurs employés chinois pour vous soutenir vous aidera à gérer la pression et ils seront en mesure de vous fournir quelques informations locales.

Utilisez WeChat pour communiquer avec votre équipe sur place et apporter des mises à jour et des rappels supplémentaires tout au long de la journée. Si vous n’êtes pas sur le stand ou si vous avez besoin de quelque chose à l’extérieur de l’exposition, WeChat sera un excellent moyen de communiquer avec plus d’un membre de l’équipe à la fois.

Pro-tip : Au besoin, n’hésitez pas à embaucher du personnel local temporaire. Il y a des agences qui peuvent aider à fournir des employés intérimaires fiables.

Gestion des urgences

Si vous n’avez plus de cartes de visite, que vous vous êtes rendus compte que les tirages commandés ne sont pas mis à jour ou ne sont pas imprimés correctement, ne paniquez pas ! Votre personnel temporaire chinois ou même votre interprète parviendra à régler la situation. En Chine, les halls d’exposition regorgent de vendeurs et d’imprimeurs de toutes sortes. Ce n’est pas recommandé de s’y fier complètement, mais en temps de crise, ce sont eux qui pourront venir à votre rescousse ! Les impressions des cartes de visite sont disponibles tous les jours lors de l’événement et sont livrés à votre stand en 30 minutes (bien sûr, la qualité de l’impression et du papier sera moyenne, mais c’est quand même mieux que rien). Les impressions murales peuvent être faites en 2-3 heures et installées sur vos murs en 15 minutes.

Gardez à l’esprit qu’une vértiable urgence peut arriver, alors assurez-vous que vous et les membres de votre équipe avez une assurance adéquate.

Des ressources d’exposition sur place qui facilitent votre travail

Utilisez des ressources utiles pour tirer le meilleur parti de votre temps pendant l’événement. Vous ne voudrez pas passer votre temps à écrire les informations de tout le monde, alors créez plutôt un compte WeChat pour votre entreprise.

Cela vous permettra d’avoir un code QR unique que les participants pourront scanner pour se connecter avec vous et en savoir plus sur votre entreprise. Vous pouvez assigner l’un de vos membres du personnel sur place pour gérer le compte WeChat de votre entreprise et leur demander d’écourager les participants à scanner votre code QR.

En plus de vous connecter avec les gens sur WeChat, apportez d’autres formes de collecte d’informations de contact des gens. Si vous le pouvez, créez un formulaire sur iPad ou une tablette afin de recueillir électroniquement les coordonnées des personnes ou créez simplement un formulaire de contact dans un cahier. Cela augmentera vos chances de trouver de nouveaux clients.

Que faire après l’exposition en Chine ?

Suivez les résultats de votre exposition

Une fois l’exposition terminée, il reste encore beaucoup de choses à faire ! Ne manquez pas l’occasion de faire le suivi des connexions que vous avez faites pendant l’événement.

Vous pouvez continuer à travailler en partenariat avec une agence pour vous aider à traduire votre contenu d’email marketing et vos notes de remerciement. Le suivi de vos nouveaux contacts en chinois montre un geste réfléchi et un aspect important de l’établissement d’une relation de travail.

Pro-tip : Votre suivi est l’occasion de fournir des informations complémentaires, des invitations à des réunions ou des informations sur vos produits.

Une fois que vous avez décidé de vous engager dans un salon professionnel, il est temps de commencer à vous préparer. Vos chances de faire de nouvelles affaires sont élevées si vous êtes prêt à rencontrer de nouvelles personnes, à répondre à des questions et à vendre vos produits ou services !

Vous avez besoin d’aide pour la préparation ou la gestion du stand ? HI-COM, comme toujours, est là pour vous ! Contactez-nous si vous avez des difficultés avec votre prochain salon professionnel en Chine et nous serons heureux de faire tout ce que nous pouvons pour répondre à vos besoins commerciaux !

Maïwenn Cottier-GarinComment vous assurer une prestation réussie lors d’une foire/exposition en Chine